AUDIT SDM

Audit Sumber Daya Manusia
Mengevaluasi kegiatan-kegiatan personalia yang dilakukan dalam suatu organisasi. Hasilnya dapat memberikan umpan balik tentang fungsi personalia bagi para manajer operasional dan departemen personalia. Audit juga merupakan pemeriksaan kualitas secara menyeluruh kegiatan-kegiatan personalia dalam suatu departemen, divisi, atau organisasi.
Manfaat audit sumber daya manusia :
1. Memberikan kontribusi pada departemen personalia organisasi,
2. Memberikan rasa profesionalisme dan tanggung jawab diantara para karyawan,
3. Kesamaan dalam penetapan kebijaksanaan dan praktik-praktik personalia,
4. Mengidentifikasi dengan jelas tugas dan tanggung jawab departemen sumber daya manusia,
5. Menganalisis masalah-masalah personalia,
6. Mampu mengurangi biaya-biaya sumber daya manusia melalui prosedur personalia yang efektif,
7. Menyelesaikan konflik dengan kebijakan dan aturan secara fleksibel,
8. Dapat mudah menrima perubahan-perubahan yang diperlukan departemen sumber daya manusia , dan
9. Mudah menemukan permasalahan yang terjadi pada sistem informasi sumber daya manusia.

Sumber : Manajemen Sumber Daya Manusia, Hj. Ike Kusdyah Rachmawti, SE, MM.

Referensi yang lain....
Audit Sumber Daya Manusia (Human Resource Audit) mengevaluasi aktivitas-aktivitas sumber daya manusia di dalam sebuah organisasi dengan tujuan memperbaiki aktivitas-aktivitas tersebut. Audit dapat meliputi satu divisi atau seluruh organisasi. Audit ini memberikan umpan balik mengenai fungsi sumber daya manusia kepada manajer manajer operasi dan spesialis-spesialis sumber daya manusia. Audit ini juga memberikan umpan balik perihal seberapa baik manajer memenuhi tanggung jawab sumber daya manusia mereka. Pendeknya, audit merupakan kontrol; kualitas keseluruhan yang mencek aktivitas sumber daya manusia di dalam sebuah departemen, divisi, atau seluruh perusahaan.
Adapun audit sumber daya manusia dapat dilaksanakan dalam berbagai situasi sbb :
a. Dirasa perlu oleh manajemen puncak
b. Suatu kekuatan eksternal yang memaksa suatu tinjauan (perusahaan induk, perusahaan yang mengakuisisi, dewan komisaris, badan pemerintah, dll).
c. Seorang manjer baru yang bertanggung jawab atas departemen sumber daya manusia
d. Suatu perubahan yang signifikan dalam dunia usaha yang memaksa konsiderasi ulang manajemen sumber daya manusia (sebagai contoh: penurunan bisnis, ekspansi yang gencar, ancaman serikat pekerja, dan perputaran karyawan yang tinggi sekali).
e. Suatu keinginan spesialis sumber daya manusia untuk meningkatkan praktik dan sistem sumber daya manusia perusahaan.
Audit memberikan suatu perspektif yang komperehensif terhadap praktik yang berlaku sekarang, sumber daya, dan kebijakan manajemen mengenai pengelolaan sumber daya manusia serta menemukan peluang dan strategi untuk mengarahkan ulang peluang dari strategi tersebut. Termasuk di dalamnya adalah asumsi bahwa peluang telah hilang karena tetap bertahan dengan pendekatan sekarang ini, dan proses manajemen sumber daya manusia adalah dinamik dan mestilah secara terus menerus diarahkan ulang agar responsif tehadap kebutuhan.
Manfaat Audit Manajemen Sumber Daya Manusia :
1. Mengidentifikasi kontribusi-kontribusi departemen sumber daya manusia bagi organisasi
2. Meningkatkan citra profesional departemen sumber daya manusia
3. Mendorong tanggung jawab dan profesionalisme yang lebih besar di antara anggota-anggota departemen sumber daya manusia
4. Menjernihkan tugas-tugas dan tanggung jawab departemen sumber daya manusia
5. Merangsang keseragaman berbagai kebijakan dan praktek sumber daya manusia
6. Menemukan masalah-masalah sumber daya manusia yang kritis
7. Memastikan ketaatan yang tepat waktu terhadap ketentuan-ketentuan ilegal
8. Mengurangi biaya-biaya sumber daya manusia melalui prosedur personalia yang efektif
9. Menciptakan peningkatan penerimaan terhadap perubahan-perubahan yang dibutuhkan di dalam departemen sumber daya manusia
10. Mewajibkan suatu telaah yang cermat atas sistem informasi departemen
Tabel 1.1
Bidang-bidang utama yang dicakup oleh Audit fungsi sumber daya manusia :
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Rencana-rencana sumber daya manusia : pemberian kompensasi
• Taksiran-taksiran permintaan dan suplai
• Persediaan keahlian
• Bagan penggantian dan ringkasan penggantian
Pemberian Kompensasi :
• Tingkat gaji dan upah
• Paket tunjangan karyawan
• Jasa-jasa untuk karyawan yang disediakan oleh perusahaan
Informasi analisis pekerjaan :
• Deskripsi pekerjaan
• Spesifikasi pekerjaan
• Standar kinerja pekerjaan
Penyusun Staf dan Pengembangan
Rekrutmen :
• Sumber-sumber rekruitmen
• Ketersediaan calon pelamar
• Lamaran-lamaran pekerjaan
Seleksi :
• Rasio-rasio seleksi
• Prosedur-prosedur seleksi
• Adanya peluang kerja yang sama
Pelatihan dan Orientasi :
• Program-program orientasi
• Tujuan-tujuan pelatihan dan prosedur
• Tingkat proses belajar
Pengembangan Karier :
• Keberhasilan penempatan internal
• Program perencanaan karier
• Upaya-upaya pengembagan SDM
Kontrol dan Evaluasi Organisasi
Penilaian Kinerja :
• Standar-standar dan ukuran kinerja
• Prosedur-prosedur disiplin
• Prosedur perubahan dan pengembangan
Hubungan manajemen-karyawan :
• Kepatuhan legal
• Manajer-manajer pelaksana
• Umpan balik karyawan atas personalia

INSTRUMEN-INSTRUMEN AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA
Ada beberapa instrumen pengumpulan informasi yang membantu dalam menghimpun data aktivitas-aktivitas sumber daya manusia, diantaranya :
• Wawancara
Wawancara dengan karyawan dan manajer adalah suatu sumber informasi mengenai aktivitas sumber daya manusia. Komentar mereka membantu tim audit mencari bidang-bidang yang membutuhakn perbaikan. Kritik dari karyawan dapat menunjukkan tindakan-tindakan yang harus diambil oleh departemen untuk memenuhi kebutuhan mereka. Demikian juga, sumbang saran manajer dapat mengungkapkan cara-cara untuk memberikan mereka servis yang lebih baik.
• Kuisioner
Karena wawancara itu menyita waktu dan mahal serta kerap hanya terbatas pada sedikit orang, banyak departemen sumber daya manusia yang menggunakan kuisioner-kuisioner untuk memperluas lingkup riset mereka. Selain itu, kuisioner jug dapat memberikan jawaban-jawaban yang lebih terbuka dibandingkan wawancara tatap muka.
• Informasi Eksternal
Informasi adalah alat sentral dari tim audit. Perbandingan-perbandingan luar memberikan kepada tim audit suatu perspektif terhadapnya aktivitas-aktivitas perusahaan dapat dinilai.
• Eksperimen-eksperimen Riset
LAPORAN AUDIT
Laporan audit merupakan deskripsi komprehensif aktivitas-aktivitas sumber daya manusia yang meliputi rekomendasi-rekomendasi untuk prakte-praktek yang efektif dan rekomendasi-rekomendasi untuk memperbaiki praktek-praktek yang tidak efektif.
1. Laporan untuk Manajer-manajer Lini
Laporan ini digunakan untuk manajer-manajer lini meringkas tugas, tujuan, dan tanggung jawab sumber daya manusia mereka dimana pada PT Jasa Angkasa Semesta laporan manajer-manajer lini ini seperti : pewawancaraan pelamar, pelatihan karyawan, pengevaluasian kinerja, pemotivasian para karyawan, dan pemuasan kebutuhan-kebutuhan karyawan.
2. Laporan untuk spesialis Sumber Daya Manusia
Spesialis yang menangani kepegawaian, pelatihan, kompensasi, dan aktivitas personalia lainnya juga memerlukan umpan balik.
3. Laporan untuk Manajer Sumber Daya Manusia
Biasanya berisi semua informasi yang diberika kepada manajer lini dan spesialis di dalam departemen sumber daya manusia. Disamping, manajer sumber daya manusia memperoleh umpan balik mengenai :
• Sikap manajer operasi dan karyawan mengenai servis departemen sumber daya manusia
• Telaah tujuan departemen dan organisasinya untuk mencapai tujuan tersebut
• Permasalahan sumber daya manusia dan implikasinya
• Rekomendasi untuk yang membutuhkan perubahan yang dapat dinyatakan dalam prioritas yang dilihat oleh tim audit.
Dengan adanya informasi yang ada di dalam laporan audit, manajer sumber daya manusia dapat mengambil pandangan luas mengenai fungsi sumber daya manusia.
Adapun bentuk laporan audit dapat dibagi menjadi 2 bagian :

Resume MSDM " Job Design"

DESAIN PEKERJAAN (JOB DESIGN)

Desain pekerjaan merupakan fungsi penetapan kegiatan-kegiatan kerja seorang karyawan secara organisasional. desain pekerjaan membutuhkan struktur pekerjaan seperti isi, fungsi, dan hubungan pekerjaan. Desain pekerjaan adalah proses penentuan tugas2 yang akan dilaksanakan, metode2 yg digunakan untuk melaksanakan tugas, dan bagaimana pekerjaan tsb berkaitan dg pekerjaan lainnya dalam organisasi. Desain pekerjaaan merupakan salkah satu faktor pendorong keberhasilan produktivitas organisasi.

Faktor- Faktor yang Mempengaruhi Desain Pekerjaan
1. Individu
Individu memiliki perbedaan sikap, sifat, karakter, pandangan, persepsi, sosial budaya, norma yang berbeda untuk setiap individunya dalam organisasi yang sama.
Peran individu dalam organisasi sama pentingnya dengan pekerjaan sehingga SDM menjadi fokus perhatian para Manajer. Individu atau manusia memiliki keunikan yg tidak dimiliki oleh faktor produksi lain :

1. manusia memiliki sisi psikologis,
2. individu sebagai input produksi, tetapi juga yang menikmati outputnya,
3. apabila faktor produksi berkurang dalam proses produksi, tetapi manusia bertambah keterampilan, pengalaman dan pengetahuan,
4. penetu eksistensi organisasi, bahkan faktor yang mutlak harus ada.
   

2. Teknologi yang digunakan
Teknologi berdampak pada desain pekerjaan. Jenis pekerjaan, alat yg digunakan, tata letak, dan teknik untuk menghasilkan output merupakan kendala yg menghambat kelancaran pekerjaan.

3. Biaya atau Anggaran
Anggaran merupakan variabel yang krusial di tiap organisasi. Manajemen harus berpijak dari sisi ekonomis organisasi. Sumber daya yang representatif, harus direncanakan sebgai awal keberhasilan organisasi. Manajemen harus secara kontinu menyelaraskan manfaat2 desain pekerjaan dg pertimbangan biaya.

4. Struktur Organisasi
Struktur organisai memang sangat berpengaruh terhadap keberhasilan desain pekerjaan. Bagi dunia usaha di Indonesia, peran struktur organisasi terasa semakin penting karena 2 hal, yaitu :

1. struktur organisasi yg efektif akan mempermudah pengawasan ;
2. tidak stabilnya dunia usaha di Indonesia.
   

5. Varibel Internal

a. Manajemen
Manajemen bertanggung jawab kepada organisasi secara keseluruhan, suatu tanggung jawab yang sering kali mengharuskan manajemen menghadapi berbagai pihak yang berkepentingan dan menyeimbangkan tuntutan yang saling bertentangan. Untuk mempertahankan organisasi, manajemen harus mengupayakan hubungan antar pihak2 yang berkepentingan tetap seimbang dalam jangka pendek maupun panjang.

b. Karyawan
Hampir dalam semua organisasi, sifat dari tenaga kerja adalah berubah, sebagian karena faktor demografi. Faktor ini akan mengubah pergeseran kepentigan2 konsumsi, produk, biaya, dan pemasaran karena menyangkut segmen pasar yang terus berubah.
Mengelola karyawan
Keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui pengolahan SDM secara efektif.

• Keamanan Employment Security,
• Selective dalam merekrut ( Selective In Recruiting),
• Upah yang tinggi,
• Pembayaran insentif,
• Employee Ownership,
• Information Sharing,
• Partisipasi dan pemberian wewenang,
• Self-managed teams,
• Pelatihan dan pengembangan keterampilan,
• Cross-utilization and cross-training,
• Symbolic-egalitarianism,
• Kompresi upah, dan
• Promosi internal (Promotion within).

c. Stakeholder

Struktur yang mengatur organisasi publik yang besar memungkinkan pemegang saham untuk memengaruhi hak suara. Berbagai pihak yang terkait dalam pengoperasian suatu organisasi diantaranya :

• Pemerintah atas pajjak,
• Pemegang saham atas nilai organisasi atau deviden serta hak suaranya,
• pemberi pinjaman atas keamanan pengembalian pinjaman organisasi,
• karyawan atas gaji, keadilan dalam kenaikan gaji dan posisi,
• manajer atas bonus dan keadilan dalam penilaian kinerjanya,
• pimpinan puncak atas keamanan jika diambil alih dan remunerasinya,
• masyarakat atas lingkungan hidup dan public goods yang disediakan pemerintah.

d. Serikat Pekerja

Bila organisasi hanya memikirkan kepentingannya sendiri dan menganggap karyawan atau serikat buruh sebagai objek produksi maka tujuan efektifitas organisasi akan terhambat. Saat ini serikat pekerja hanya memiliki sebuah status komite karyawan menjadi organisasi yang lebih solid dengan membawa kepentingan hakiki dari hak dan kewajiban sebenarnya dari para karyawan. Dengan demikian, karyawan tidak merasa khawatir dan takut karena ada jaminan perlindungan pada pekerjaan mereka.

Sumber : Manajemen Sumber Daya Manusia, Hj. Ike Kusdyah Rachmawti, SE, MM

Blog Untuk Tugas Mahasiswa

Selamat datang di Blog Fenni...

blog atau weblog adalah catatan pribadi sesorang di internet. berisi informasi yang sering di update dan kronologis. blog lebih identik dengan sebuah diary. perbedaan mendasar adalah bahwa blog bisa dibaca siapa aja. banyak blog yang fokus terhadap satu objek informasi, misalnya politik, web design, olah raga dll. tapi kebanyakan blog itu lebih seperti jurnal pribadi yang berisi informasi perjalanan dan kehidupan sehari-hari seseorang blogger dan pemikirannya.

Beberapa ciri blog :

• isi utama biasanya berupa informasi yang bersifat kronologis, dan terbagi menjadi beberapa kategori
• terdapat arsip untuk berita atau informasi lama
• ada tempat buat orang lain meninggalkan pesan atau memberi komentar
• biasanya terdapat link ke web/blog favorit atau yang sering dikujungi, biasanya disebut blogroll

dan beberapa fasilitas lainnya, namun sebagian besar blog/weblog memiliki fasilitas seperti disebut diatas. membuat blog nggak harus punya domain atau hosting, karena saat ini banyak sekali penyedia layanan untuk pembuatan blog secara gratis, misalnya blogger, pitas, blopgdrive dll. persyaratannya juga nggak susah, nggak harus ngerti pemrograman atau web design untuk punya blog, karena sudah disediakan template yang bisa dipilih dan diubah.

Blog juga berfungsi untuk perkuliahan, seperti sarana untuk mengumpulkan tugas-tugas kuliah, diskusi dengan sesama mahasiswa dan lain sebagainya. Semoga blog ini berguna untuk saya sendiri dan bagi teman2 semuanya.


Fenni Nurfitriani